Consulenza informatica per aziende: cosa valutare prima di investire nell’IT

“Dobbiamo cambiare il server, portiamo tutto nel cloud, serve un nuovo firewall, c’è da sistemare il backup”. Tutte richieste che possono essere corrette. Ma prima di scegliere una soluzione, secondo noi, c’è una domanda ancora più importante da farsi e da fare: perché?

Un investimento IT dovrebbe partire proprio da qui. Perché acquistare una nuova tecnologia non significa necessariamente risolvere il problema che l’azienda sta affrontando. E sostituire un sistema senza osservare tutto ciò che gli sta intorno può semplicemente spostare la criticità da un’altra parte. È qui che entra in gioco la consulenza informatica per aziende: prima di decidere cosa acquistare, migrare o sostituire, serve capire come funziona oggi l’infrastruttura, quali sistemi sono realmente importanti e dove esistono margini di miglioramento.

La consulenza informatica non dovrebbe partire dal prodotto

Quando un’azienda ci parla di un nuovo progetto IT, la tentazione potrebbe essere quella di partire immediatamente dalla tecnologia, ma la tecnologia, arriva solo dopo. Prima vogliamo capire come lavora l’azienda.
Quante persone utilizzano i sistemi? Da dove lavorano? Quali applicazioni sono indispensabili? Dove vengono conservati i dati? Come vengono gestiti gli accessi? Quanto dipende il lavoro quotidiano dalla connessione? Come vengono effettuati i backup? Cosa succederebbe se uno dei sistemi principali non fosse disponibile?

Non sono domande accessorie, sono quelle domande che permettono di capire quale tecnologia serve davvero. Per questo una consulenza IT efficace non dovrebbe iniziare dal catalogo delle soluzioni disponibili, ma da una fotografia dell’infrastruttura esistente.

Prima di investire nell’IT bisogna sapere cosa c’è già

Molte infrastrutture informatiche delle PMI non sono state progettate tutte in una volta, sono cresciute insieme all’azienda.

È arrivato un nuovo collaboratore ed è stato aggiunto un PC, serviva lavorare da remoto ed è stato introdotto un nuovo servizio, è cambiato un software, sono state create nuove caselle email, è aumentata la quantità di dati…

Nel frattempo il server, la rete, il backup e le modalità di accesso sono rimasti quelli di qualche anno prima. A un certo punto, può essere utile chiedersi se quello che si è costruito negli anni corrisponda ancora al modo in cui l’azienda lavora oggi. Una consulenza informatica parte proprio da questa fotografia.

Quali sistemi sono davvero critici per l’azienda?

Non tutti i sistemi hanno lo stesso peso, per un’azienda potrebbe essere fondamentale accedere al gestionale, per un’altra lavorare sui documenti condivisi.
Per un’altra ancora avere sempre disponibili posta elettronica, connessione, centralino o applicazioni utilizzate dalla produzione.

Prima di progettare un investimento IT bisogna quindi individuare quali servizi sono realmente critici per l’operatività. Una domanda semplice può aiutare: se questo sistema non fosse disponibile domani mattina, cosa succederebbe al lavoro dell’azienda?

La risposta permette di stabilire priorità molto meglio di una semplice lista di prodotti da sostituire, ed è importante anche per decidere dove concentrare budget, ridondanza, backup, sicurezza e assistenza.

Server o cloud? La risposta viene dopo

Negli ultimi anni una delle domande che incontriamo più spesso riguarda il rapporto tra server locale e cloud, ma anche in questo caso partire dalla tecnologia può portare nella direzione sbagliata.

Dire “portiamo tutto nel cloud” non è una strategia IT. Allo stesso modo, mantenere un server locale soltanto perché ha sempre funzionato così non è necessariamente la scelta migliore. Bisogna prima valutare applicazioni, quantità e tipologia dei dati, modalità di accesso, prestazioni richieste, connettività, sicurezza e continuità operativa.

Per alcune aziende può avere senso utilizzare prevalentemente servizi cloud, per altre continuare a mantenere determinate risorse localmente. In molti casi la soluzione può essere ibrida.

L’obiettivo non dovrebbe essere scegliere tra server e cloud. Dovrebbe essere capire dove ha più senso far funzionare ogni parte dell’infrastruttura.

Il backup c’è. Ma sappiamo se possiamo recuperare i dati?

Un’altra frase che sentiamo spesso è: “Il backup lo abbiamo.” E questo è certamente un buon punto di partenza ma quello che chiediamo sempre è quando è stata verificata l’ultima volta la possibilità di recuperare realmente i dati?

Una strategia di backup non riguarda soltanto la presenza di una copia. Bisogna considerare quali dati vengono protetti, con quale frequenza, dove vengono conservati, per quanto tempo e soprattutto come potrebbero essere recuperati in caso di necessità. Errore umano, guasto hardware, cancellazione accidentale, attacco informatico: gli scenari possono essere diversi.

Per questo backup e continuità operativa dovrebbero essere valutati come parte dell’infrastruttura IT, non come una voce separata da controllare una volta e dimenticare.

Sicurezza informatica: non basta aggiungere un firewall

Lo stesso principio vale per la cybersecurity: un firewall è importante, ma la sicurezza di un’azienda non dipende da un solo dispositivo. Account, password, autenticazione, aggiornamenti, autorizzazioni, accessi remoti, dispositivi, rete, backup e comportamento delle persone fanno parte dello stesso sistema.

Prima di investire in nuovi strumenti di sicurezza informatica aziendale, è quindi utile capire quali sono i punti più esposti. La consulenza informatica serve anche a mettere queste domande nello stesso quadro, invece di affrontarle soltanto quando emerge un problema.

Microsoft 365 non è soltanto una licenza

Anche Microsoft 365 è spesso percepito principalmente come un insieme di applicazioni ma per un’azienda significa anche gestione degli utenti, posta elettronica, condivisione dei documenti, Teams, OneDrive, SharePoint, autorizzazioni e accessi.

Avere Microsoft 365 non significa automaticamente utilizzarlo nel modo più efficace o aver configurato correttamente ogni aspetto. Quando aumentano utenti, dispositivi e informazioni condivise, diventa importante capire chi può accedere a cosa e come vengono gestiti gli account. Anche questo fa parte di una corretta progettazione dell’infrastruttura IT.

Rete e connettività fanno parte dello stesso progetto

Possiamo scegliere il miglior servizio cloud o introdurre nuovi strumenti di collaborazione, ma se rete e connettività non sono adeguate il problema verrà percepito ogni giorno dalle persone che devono utilizzarli. Più applicazioni e servizi dipendono dalla connessione, più la connettività diventa parte dell’infrastruttura critica.

Lo stesso vale per la rete interna e il Wi-Fi: un progetto IT dovrebbe quindi osservare anche come dati e applicazioni vengono raggiunti dalle persone che lavorano in azienda. La qualità di una soluzione non dipende soltanto da ciò che installiamo, ma da come tutti gli elementi riescono a lavorare insieme.

Consulenza informatica e assistenza IT non sono la stessa cosa

I due servizi sono strettamente collegati, ma rispondono a esigenze differenti: l‘assistenza informatica riguarda il supporto e la gestione quotidiana dell’infrastruttura: intervenire quando emerge un problema, mantenere i sistemi aggiornati, monitorare e aiutare gli utenti; la consulenza informatica guarda invece alla direzione.

In una PMI le due attività dovrebbero dialogare, e chi conosce i problemi che si presentano ogni giorno dispone infatti di informazioni preziose anche quando arriva il momento di progettare l’evoluzione dell’IT.

Quando è il momento di fare un’analisi dell’infrastruttura IT?

Non bisogna necessariamente aspettare un guasto, una valutazione può essere utile quando l’azienda cresce, cambia sede, aumenta il numero di dipendenti, introduce nuove applicazioni, apre nuove sedi, modifica le modalità di lavoro oppure si prepara a un investimento importante.

Può essere utile anche quando iniziano ad accumularsi piccoli segnali. In questi casi fermarsi prima di acquistare una nuova soluzione può evitare di investire sul problema sbagliato.

Per noi la consulenza informatica parte dalle domande

Quando in Lariocopy affrontiamo un progetto IT con una PMI o un’azienda di Como e Lombardia, cerchiamo prima di capire come viene utilizzata la tecnologia nel lavoro quotidiano.

Server, cloud, Microsoft 365, firewall, backup, rete, connettività e telefonia non sono compartimenti separati, sono elementi di un’unica infrastruttura, ed è anche per questo che il nostro approccio parte dall’analisi e non dal singolo prodotto.

Un buon progetto IT non dovrebbe partire da cosa possiamo installare. Dovrebbe partire da cosa deve funzionare meglio nell’azienda. Solo dopo possiamo decidere se la risposta sia un nuovo server, un servizio cloud, un sistema di backup diverso, una maggiore protezione della rete o semplicemente una migliore organizzazione di ciò che è già presente.

Investire nell’informatica significa avere la tecnologia giusta, nel posto giusto, per il modo in cui l’azienda deve lavorare.

Se stai valutando un nuovo investimento IT o vuoi capire se l’infrastruttura attuale è ancora adeguata alle esigenze della tua azienda, puoi confrontarti con Lariocopy per analizzare la situazione esistente e individuare insieme le priorità su cui intervenire.

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