Cloud aziendale: cosa conviene davvero portare nel cloud in una PMI?

“Portiamo tutto nel cloud.” È una frase che si sente spesso quando un’azienda decide di rinnovare la propria infrastruttura informatica.

Ma portare tutto nel cloud non è, di per sé, una strategia IT.

Il cloud può rendere più semplice l’accesso alle informazioni, favorire il lavoro da sedi diverse, ridurre la dipendenza da alcune infrastrutture locali e offrire nuove possibilità nella gestione di applicazioni e servizi.

Quello che ci ritroviamo spesso a dire ai nostri clienti è: cosa ha realmente senso portare nel cloud per questa azienda?
Una PMI, infatti, dovrebbe prima capire quali dati, applicazioni e servizi utilizza l’organizzazione, quanto sono critici per il lavoro quotidiano e quale infrastruttura permette di gestirli nel modo più efficace e sicuro.

Cos’è il cloud aziendale?

Quando parliamo di cloud aziendale, non ci riferiamo semplicemente a uno spazio online nel quale archiviare dei file.
In realtà, il concetto è molto più ampio.

Posta elettronica, documenti condivisi, applicazioni, database, server virtuali, sistemi di backup e strumenti di collaborazione possono essere erogati, completamente o in parte, attraverso infrastrutture cloud.
Molte aziende, inoltre, utilizzano già servizi cloud senza considerarli parte della propria infrastruttura IT.

Microsoft 365 ne è un esempio: posta, Teams, OneDrive, SharePoint e altri strumenti possono già rappresentare una componente importante del modo in cui vengono gestite informazioni e collaborazione.

Il punto, quindi, è capire come i diversi servizi cloud si inseriscono nell’infrastruttura aziendale nel suo complesso.

Prima di migrare nel cloud, bisogna sapere da dove si parte

Prima di parlare di migrazione, sarebbe utile fotografare la situazione esistente.
– Dove sono conservati oggi i dati?
– Quali applicazioni vengono utilizzate?
– Ci sono programmi che dipendono da un server locale?
– Come lavorano le persone quando sono fuori ufficio?
– Come vengono gestiti utenti e autorizzazioni?
– Quali servizi devono essere disponibili per permettere all’azienda di continuare a lavorare?

Sono domande tecniche, ma soprattutto organizzative.
Un’azienda cresciuta nel tempo può ritrovarsi con file distribuiti tra server, PC, servizi online e cartelle condivise, mentre applicazioni e account sono stati aggiunti progressivamente in base alle necessità del momento.

In una situazione del genere, spostare semplicemente ciò che esiste nel cloud rischia di trasferire altrove gli stessi problemi.
Prima della tecnologia viene quindi l’analisi.

Cosa conviene portare nel cloud?

Non esiste una risposta valida per tutte le PMI, ma ci sono alcune aree che vale la pena valutare.

Posta elettronica e collaborazione

Email, calendari, videoconferenze, documenti condivisi e collaborazione tra colleghi sono tra gli utilizzi più comuni dei servizi cloud per aziende.
Soluzioni come Microsoft 365 permettono di lavorare su strumenti integrati, ma anche in questo caso la piattaforma da sola non risolve automaticamente organizzazione e sicurezza.
Account, autorizzazioni, modalità di condivisione e gestione degli utenti devono essere configurati in modo coerente con l’azienda.

File e documenti

Portare documenti e file nel cloud può semplificare l’accesso alle informazioni, soprattutto quando le persone lavorano da luoghi o dispositivi differenti.
Ma non significa prendere tutte le cartelle presenti sul server e copiarle online.

Prima è utile capire chi deve accedere a cosa, come vengono condivisi i documenti e quali informazioni richiedono maggiori controlli.
Se il problema di partenza è il disordine documentale, il cloud da solo non lo elimina.

Applicazioni e server

Anche applicazioni aziendali e carichi di lavoro oggi gestiti da server locali possono, in determinati casi, essere trasferiti verso infrastrutture cloud.
Qui l’analisi diventa ancora più importante: bisogna considerare software utilizzati, requisiti tecnici, prestazioni, dipendenze, modalità di accesso, quantità di dati e continuità richiesta.

La soluzione migliore potrebbe essere cloud, locale oppure una combinazione delle due, ed è proprio per questo che la domanda “server o cloud?” raramente può essere risolta senza conoscere l’azienda.

Cloud non significa automaticamente backup

Un punto merita particolare attenzione: avere i dati nel cloud non significa automaticamente avere una strategia di backup adeguata.
Sincronizzazione, disponibilità del servizio e backup rispondono a esigenze differenti.
Bisogna quindi chiedersi cosa accadrebbe in caso di cancellazione accidentale, errore umano, compromissione di un account o necessità di recuperare informazioni precedenti.

Una strategia di protezione dei dati deve considerare quali informazioni sono critiche, per quanto tempo devono essere conservate e come devono poter essere recuperate.
Per questo cloud e backup aziendale devono essere valutati insieme, ma non confusi.

Anche la connessione diventa parte del progetto

Più servizi vengono utilizzati attraverso il cloud, più la connettività assume un ruolo centrale nel lavoro quotidiano.
Non basta quindi valutare soltanto la piattaforma cloud, bisogna considerare anche qualità e caratteristiche della connessione aziendale, rete interna, Wi-Fi e modalità con cui gli utenti accedono ai servizi.

Se un’applicazione fondamentale viene spostata online, la domanda giusta è “Cosa succede al lavoro se in questo momento non riesco a raggiungerla?”

La continuità operativa nasce dall’insieme dell’infrastruttura, non da un singolo prodotto.

E la sicurezza del cloud?

Anche qui è utile evitare una semplificazione: il cloud non è automaticamente sicuro o insicuro, la sicurezza dipende anche da come viene configurato e utilizzato.

Account non più necessari, password deboli, permessi eccessivi, condivisioni non controllate o accessi gestiti male possono creare problemi indipendentemente da dove si trovi fisicamente un server.

Per questo un progetto cloud deve considerare anche identità, autenticazione, autorizzazioni, protezione degli account, backup e gestione degli utenti.
La sicurezza dovrebbe far parte del progetto fin dall’inizio.

Cloud, server locale o infrastruttura ibrida?

Non tutte le aziende devono arrivare alla stessa soluzione: in alcuni casi può avere senso spostare una parte importante dei servizi nel cloud, altri mantenere determinate applicazioni o dati su un’infrastruttura locale continua a essere la scelta più adatta.

E spesso la risposta è una soluzione ibrida, nella quale servizi cloud e infrastruttura locale convivono.
Bisogna quindi capire quale architettura offre il miglior equilibrio tra operatività, sicurezza, gestione e possibilità di evoluzione.

Quando una PMI dovrebbe valutare il proprio cloud aziendale?

Un’analisi può essere utile quando l’azienda cresce, aumenta il numero degli utenti, introduce lavoro da remoto, cambia sede, adotta nuovi software o inizia ad avere difficoltà nella gestione di file, account e accessi.

Lo stesso vale quando l’infrastruttura esistente è stata costruita un pezzo alla volta: un nuovo PC, nuove caselle email, nuove applicazioni, nuovi servizi.

Un server che nel frattempo è diventato centrale per tutto a un certo punto può essere utile fermarsi e chiedersi se l’infrastruttura che si è formata negli anni corrisponde ancora al modo in cui l’azienda lavora oggi.

Il cloud aziendale deve partire dalle esigenze, non dalla piattaforma

In Lariocopy affrontiamo il cloud per aziende all’interno di un ragionamento più ampio sull’infrastruttura IT: server, Microsoft 365, backup, sicurezza, firewall, rete e connettività non sono elementi indipendenti. Sono parti dello stesso ambiente di lavoro.

Per questo, prima di proporre una migrazione o un nuovo servizio, preferiamo capire cosa utilizza l’azienda, quali criticità incontra e quali sistemi sono davvero importanti per la sua operatività.

“Cosa possiamo migliorare usando il cloud?”: questa è la domanda di base.

Se stai valutando l’evoluzione dell’infrastruttura IT della tua azienda, Lariocopy supporta PMI e aziende di Como e Lombardia nell’analisi e nella gestione di soluzioni cloud, server, Microsoft 365, backup, networking e sicurezza informatica.

Post recenti

CONTATTACI PER INFORMAZIONI